Organisaties die één of meer recruitmenttaken hebben uitbesteed, halen meer rendement uit het wervingsproces dan organisaties die alle taken intern uitvoeren. Ze weten kwalitatief beter personeel binnen te halen dat langer in dienst blijft. Bovendien weten zij meer vacatures te vervullen. Dat blijkt uit het boek ‘Recruitmentkengetallen 2007′, dat binnenkort verschijnt.

In een Personeelslog-serie van drie afleveringen licht auteur Hans Hoekstra, onderzoeker van Intelligence Group, de resultaten toe van dit onderzoek waarin het recruitmentproces is bestudeerd van 226 organisaties. In de derde aflevering: het uitbesteden van recruitmenttaken.

Bijna een kwart van de organisaties (24%) uit het onderzoek naar Recruitmentkengetallen heeft één of meer taken van recruitment uitbesteed. Uitbesteding komt vaker voor bij grote organisaties (meer dan 1.200 werknemers, 38%) dan bij kleine organisaties (tot 200 werknemers, 18%). Wanneer we kijken naar verschillen tussen sectoren, zien we dat organisaties in de sector handel en transport het vaakst taken uitbesteden (26%), terwijl organisaties in de non-profit sector zoveel mogelijk taken intern uitvoeren (19%).
Het schema geeft een overzicht van de taken die het meest worden uitbesteed.

Waarde van externe partijen
Hoe kunnen externe partijen bijdragen aan het rendement van het recruitmentproces? Doordat zij in staat zijn succesvolle campagnes te creëren of doordat zij specialistische kennis in huis hebben waar recruiters of P&O-ers niet over beschikken. Dit schept een bepaalde afhankelijkheid.
Organisaties proberen steeds minder afhankelijk te worden van gespecialiseerde partijen. Zo zien we dat recruiters steeds meer kennis in huis halen om zelf een succesvol wervingsprofiel te kunnen opstellen. Bijvoorbeeld via initiatieven als AMC Academie, Recruitment Academy (Compagnon) en diverse Masterclasses (onder anderen Bas van de Haterd). Ook op andere gebieden zien we dat er steeds meer opleidingen komen die specifieke kennis aanbieden.

Ook investeringen in ICT kunnen de afhankelijkheid van externe partijen doen verminderen. Hierbij valt te denken aan software die binnengekomen sollicitaties registreert, waardoor de voorselectie van kandidaten gemakkelijker wordt. Er is zelfs software die de voorselectie geheel uitvoert.
De (voor)selectie van kandidaten kan ook geheel worden uitbesteed aan werving- en selectiebureaus. Maar wat is het effect van uitbesteding op het rendement van het recruitmentproces? Hiertoe vergelijken we organisaties die alle recruitmenttaken intern uitvoeren versus organisaties die één of meerdere taken uitbesteden.

Hogere kwaliteit en survival rate
Het uitbesteden van één of meerdere recruitmenttaken aan gespecialiseerde organisaties verhoogt het rendement van recruitment. De kwaliteit van de aangenomen kandidaten is duidelijk beter. Van de aangenomen kandidaten haalt 77% binnen een jaar de functiedoelstellingen. Bij organisaties die het recruitmentproces volledig intern uitvoeren, ligt dat percentage op 70.
Een betere kwaliteit van aangenomen kandidaten heeft weer invloed op de survival rate van nieuwe werknemers. Bij organisaties die recruitmenttaken uitbesteden, is na 1 jaar 88% van de nieuwe werknemers nog in dienst van de organisatie. Bij organisaties die geen enkele taak van recruitment uitbesteden aan externe partijen, is dat 79%. Ook na 3 jaar is het verschil aanzienlijk (72% versus 62%).

Meer vacatures vervuld
Ook in kwantitatief opzicht heeft uitbesteding een positieve uitwerking. Organisaties die minimaal één taak uitbesteden, vervullen gemiddeld 96% van hun vacatures. Dat wil zeggen dat zij van elke 100 vacatures in het afgelopen jaar 4 vacatures niet wisten te vervullen.
Organisaties die hun recruitmentproces geheel intern uitvoeren, vervulden slechts 87% van hun vacatures. Ofwel: voor 13% van de opengestelde posities wisten zij geen geschikte kandidaat te vinden.

Gebrek aan capaciteit
Het is de vraag of organisaties zich ook bewust zijn van de gunstige effecten van uitbesteding. Vaak ligt de oorzaak voor uitbesteding namelijk in een gebrek aan interne capaciteit en is het dus noodgedwongen.
Organisaties die taken van recruitment uitbesteden, hebben een significant lagere capaciteit voor recruitment (fte’s per 1.000 medewerkers) dan organisaties die alle taken intern uitvoeren. Ook de totale P&O-capaciteit (fte’s per 1.000 medewerkers) is er kleiner.

Effect op doorlooptijden
We hadden verwacht dat het uitbesteden van taken een vertragend effect heeft op de doorlooptijden van het recruitmentproces. Dit effect blijkt echter zeer gering.
Weliswaar hebben organisaties die één of meer taken uitbesteden, meer tijd nodig om opengestelde vacatures extern te communiceren (publiceren), maar dit tijdsverlies wordt gecompenseerd doordat tijdwinst geboekt wordt bij de voorselectie van kandidaten. Het lijkt erop dat het uitbesteden van arbeidsmarktcommunicatie een vertragend effect heeft en het uitbesteden van selectie een versnellend effect.

Wat wanneer uitbesteden?
Veel organisaties proberen zoveel mogelijk recruitmenttaken intern uit te voeren. Uit onze cijfers blijkt echter dat uitbesteding van bepaalde taken aan specialisten leidt tot betere resultaten. De vraag is nu: hoe komen organisaties van 87% vervulde vacatures naar 96%?
Organisaties dienen goed te bekijken in welke onderdelen van het recruitmentproces een beter resultaat kan worden bereikt door uitbesteding. Het lijkt erop dat bij een dergelijke beslissing nu vooral naar de kosten wordt gekeken en nauwelijks naar de verbetering van het resultaat.

Wat mij betreft kan het opstellen van wervingsprofielen prima intern worden gedaan, mits er voldoende kennis aanwezig is. In het eerste deel van dit drieluik hebben we gezien dat lijnmanagers vaak niet worden betrokken bij het opstellen van wervingsprofielen. In dat geval is er wel veel kennis aanwezig, maar wordt deze simpelweg niet benut.
Ook het vertalen van wervingsprofielen naar arbeidsmarktcommunicatie kan (intern) veel effectiever, bijvoorbeeld door het inkopen van doelgroepkennis. Hierbij doe je in feite een investering om taken intern goed uit te kunnen voeren. Toch is slechts 44% van de organisaties in de steekproef van plan om in het komende jaar meer doelgroepkennis te verkrijgen.

Uit het onderzoek blijkt dat meer dan driekwart van de organisaties (77%) verwacht komend jaar hetzelfde bedrag of zelfs meer uit te geven aan werving- en selectiebureaus. Mijn advies hierbij is dat werkgevers een (beter) gefundeerde afweging maken welke vacatures via externe bureaus moeten worden vervuld.
Door slimmer te werven en het recruitmentproces te optimaliseren zal het aantal extern te vervullen vacatures omlaag kunnen. Om hier achter te komen is het essentieel dat per vacature gemeten wordt welke wervingsinspanningen zijn verricht en wat de resultaten daarvan waren. Voor daadwerkelijk moeilijk vervulbare vacatures kan (altijd nog) een werving- en selectiebureau worden ingeschakeld.

Lees ook de eerdere afleveringen uit de Personeelslog-serie over Recruitmentkengetallen:
Betere werving met managers
Strategische recruitment: sneller en beter.

Het boek ‘Recruitmentkengetallen 2007‘, geschreven door Hans Hoekstra en Jelle Dijkstra, verschijnt op 25 oktober. Het eerste exemplaar wordt bij het congres van Recuiters United uitgereikt aan de Recruiter van het jaar. Het boek is te bestellen via Kluwer.
Voor meer informatie over recruitmentkengetallen kunt u contact opnemen met Hans Hoekstra, e-mail hans@intelligence-group.nl, tel 010-2809010.