The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) is met 135.000 leden de grootste beroepsvereniging voor HR-professionals in Europa. CIPD verricht veel onderzoek en mede op basis hiervan hebben de uitspraken van het instituut doorgaans veel gezag.

Uit een recent CIPD-onderzoek naar arbeidsvoorwaarden blijkt dat 53% van de Engelse werknemers vorig jaar te maken had met een bevriezing en soms zelfs met een verlaging van het salaris. 33% van de werknemers kreeg geen uitleg over de redenen hiervoor, aldus Personnel Today.

Communicatie over arbeidsvoorwaarden goed voor motivatie
Uit het onderzoek komt naar voren dat communicatie over de arbeidsvoorwaarden een belangrijke invloed heeft op de motivatie van werknemers.
Zo blijkt dat medewerkers die wel meer salaris hadden gekregen, een gemiddelde tevredenheidsscore hadden van +56. Maar binnen die groep zijn er grote verschillen. Werknemers die niet was verteld waarom zij een salarisverhoging kregen, kwamen niet verder dan een score van +33. De medewerkers die daarentegen wel deze informatie hadden gekregen, scoorden met +68 veel hoger.

Communicatie over economische realiteit
In de huidige recessietijd zullen voor veel werknemers de lonen achterblijven bij de stijgende kosten voor het levensonderhoud.
Om medewerkers te motiveren, is het – volgens CIPD – juist nu belangrijk dat werkgevers hun interne communicatie onder de loep nemen. Besteden zij wel voldoende aandacht aan de communicatie over de economische realiteit waarmee de werkgever te maken heeft? En nemen zij wel de moeite om uit te leggen wat er moet gebeuren voordat de lonen weer kunnen stijgen?

Op basis van onderzoek hebben Nederlandse arbeidsmarkt-professionals de bestaande definitie wat aangescherpt. “Authentiek en onderscheidend” zijn de nieuwe toverwoorden waaraan het nieuwe werkgeversmerk aan moet voldoen.

Tegenwoordig is iedereen een merk. Een beetje ambitieuze professional denkt na over zijn eigen merk, de manier waarop hij zich met zijn diensten onderscheidt van anderen: personal branding.
Maar in de jaren 90 was het nog een openbaring dat ook een werkgever als een merk kon worden gezien. Toen lanceerden Simon Barrow (People in Business) en Tim Ambler (London Business School) het begrip employer branding.

Het Nieuwe Employer Brand
Nu we bijna twintig jaar verder zijn, is het natuurlijk tijd voor “Het Nieuwe Employer Brand”. Op initiatief van enkele uitgevers die nog wat hopen te verdienen aan arbeidsmarktcommunicatie (Metro Holland, NRC Carrière, de Persgroep Banen) en arbeidsmarktadviesbureaus Intelligence Group en Nr. 29 is er een onderzoek gehouden naar de hedendaagse praktijk.
Uit een enquête onder 400 directieleden en “employer brand professionals” zijn onder meer de belangrijkste struikelblokken in kaart gebracht voor employer branding.

10 belangrijkste struikelblokken voor Employer branding

1. Budget (47%)
2. Draagvlak bij management (39%)
3. Bepalen unieke en onderscheidende positie (39%)
4. Tijd/capaciteit (38%)
5. Communicatie samenwerkende afdelingen (28%)
6. Positionering van de organisatie (27%)
7. Bepalen van de Employer Value Propositie (19%)
8. Employer Brand intern communiceren (16%)
9. Draagvlak bij medewerkers (13%)
10. Employer Brand extern communiceren (12%)

Nieuwe definitie
Op basis van het onderzoek en toetsing van de theorie aan de huidige praktijk is de bestaande definitie “geherformuleerd en eigentijds gemaakt”, aldus het persbericht dat Intelligence Group heeft uitgebracht.

Nieuwe definitie Employer branding
Een authentieke en onderscheidende voorkeurspositie verkrijgen en behouden als werkgever in de mindset van (potentiële) medewerkers en hun beïnvloeders met als doel het aantrekken en behouden van de juiste medewerkers.

Authenticiteit
In vergelijking met de oude definitie valt op dat de authenticiteit (“wie is de werkgever echt?”) het uitgangspunt wordt.
Daarnaast vinden de arbeidsmarktprofessionals nu dat employer branding een veel directere relatie heeft met werving dan alleen het creëren van een voorkeurspositie. Ook zien zij employer branding tegenwoordig als een belangrijk instrument voor het binden van mensen en “creëren van company pride“.

Toch vraag ik me af of de nieuwe Nederlandse definitie een lang leven beschoren zal zijn. In de definitie is weinig terug te vinden van de grote veranderingen op de arbeidsmarkt en in de communicatie.

Lossere verbanden
Het traditionele werkgever-werknemer model is voor steeds meer organisaties en werkers achterhaald. De verbanden zijn veel losser geworden. Mensen werken vaker in kortere periodes voor méér werkgevers. Soms op basis van een traditionele arbeidsovereenkomst of een tijdelijk contract en steeds meer op projectbasis.

Of tijdelijke werknemers en freelancers/ZZP-ers geboeid worden door het employer brand is zeer de vraag. Zij zijn vooral geïnteresseerd in de inhoud van de klus. Past deze in hun CV? Versterkt deze hun eigen personal brand? En soms natuurlijk ook gewoon: levert het werk geld op om een rustige periode te overbruggen?

Transparanter
Naast de arbeidsmarkt is ook de communicatie veranderd. Dankzij internet en social media is de wereld veel transparanter geworden. Hierdoor is het voor organisaties steeds complexer geworden om hun imago in een gewenste richting te sturen.

Werknemers, leveranciers, klanten. Iedereen heeft een mening over de organisatie en kan die snel via Twitter en Facebook de wereld inslingeren. Om employer branding te laten slagen, zijn gelikte advertenties, commercials en sites tegenwoordig niet voldoende.

Interne communicatie
Wie echt werk wil maken van employer branding, zorgt er eerst voor zijn HR-beleid op orde te hebben en versterkt vervolgens zijn interne communicatie. Op zo’n manier dat werknemers ambassadeurs worden die weten hoe ze netwerken opbouwen en onderhouden met vakgenoten die later wellicht voor het bedrijf kunnen werken als werknemer of ZZP-er.
Want huidige werknemers kunnen – op hun eigen authentieke manier – geloofwaardiger dan wie ook vertellen hoe zij hun vak kunnen uitoefenen bij het bedrijf en welke waardering ze hiervoor krijgen.

Heeft jouw bedrijf nog een personeelsblad? Wordt intranet nog gevuld door de intranetredactie? Met andere woorden: wordt er voornamelijk van boven naar beneden gezonden?
Of is het personeelsblad vervangen door een intranetomgeving waar medewerkers zelf informatie kunnen uploaden, zijn zij aan het Yammeren geslagen of is er een afgesloten organisatie-pagina op Facebook? Wordt de kennis en informatie gedeeld, ook op initiatief van de medewerkers?

Van personeelsblad naar smartphone
Interne communicatie is in beweging. Informeren werd communiceren, zenden werd luisteren. En van één naar velen wordt onder invloed van sociale media: van velen naar velen. Daarbij blijft het niet bij een enkele boodschap: die boodschap nodigt uit tot dialoog, tot beweging.
De scheidslijn tussen externe en interne communicatie vervaagt net zo hard als de 9-5 mentaliteit afbrokkelt. De smartphone is immers de hele dag binnen handbereik. En communiceren is ook nog eens versneld: een tweet is zo verzonden. Daar kan het schrijven, redigeren, vormgeven, drukken en verspreiden van een personeelsblad niet tegenop. Maar de grootste verandering staat nog te gebeuren.

Sociale media in je bedrijf
De invloed van sociale media is groot. Misschien nog wel groter dan dat we tot nu toe dachten. En dan niet eens zozeer de invloed van de informatie, maar vooral de veranderende manier van werken.

Nu deze tools meer en meer geaccepteerd worden, zien we dat het voordelen biedt als medewerkers zich actief opstellen. Het was altijd al prettig als medewerkers zich op een feestje zich gemeend positief uitlieten over het bedrijf of de producten, maar dat was vaak één op één.
Vooruit: een goed verhaal bereikte die avond misschien wel 20 mensen. En was het het onthouden waard, dan haalden twee of drie mensen het verhaal later nog eens aan. Maar de reikwijdte van een middel als LinkedIn, Twitter of Facebook is vele malen groter. Het aantal mensen dat de boodschap direct na verschijning leest, is in veel gevallen wel 200, en soms nog meer dan dat.

Als het een goed verhaal is, sturen zij een blog, tweet (Twitter), WieWatWaar (Hyves) of een status-update (LinkedIn, Facebook) door aan hun eigen achterban. Een repeterend effect dat vele malen groter is, langer blijft bestaan en ook nog eens sneller is.

Kansen benutten
Je ziet kansen? In dat geval is het wel prettig als je medewerkers het goede verhaal vertellen. Weten ze hoe en waar ze zich op sociale media moeten begeven? Zijn ze zich bewust van de voor- en nadelen van hun eigen gedrag op internet? Zijn ze voldoende toegerust om de missie van het bedrijf uit de doeken te doen? Kennen ze de nieuwste ontwikkelingen? En vooral: willen ze? Zijn ze betrokken, enthousiast?

Nog niet helemaal overtuigd? Ken je het onderzoek van TNO waaruit blijkt dat medewerkers die sociale media gebruiken, innovatiever en initatiefrijker zijn? Geen wonder: ze zijn sneller op de hoogte van ontwikkelingen binnen en buiten hun bedrijf, worden eerder op ideeën gebracht en hebben dan ook nog eens een hele batterij denkkracht om zich heen verzameld.
Gratis en voor niks. Uit Amerikaans onderzoek bleek trouwens dat de productiviteit verbetert als medewerkers op intranet niet alleen over hun werk maar ook over hun interesses bloggen. Het creëert verbondenheid en zorgt ervoor dat medewerkers beter van elkaar weten waar ze mee bezig zijn.

Van fuik naar luik
Wil je je medewerkers bewegen in deze richting, investeer dan (opnieuw) in interne communicatie. Maar dan wel interne communicatie-nieuwe-stijl. Interne communicatie is niet meer het informatie-eindstation, maar wordt het middelpunt.
Informatiemanagement, ICT, marketing/communicatie en HR werken intensief samen met interne communicatie.

Resultaat daarvan is dat medewerkers worden opgeleid en gecoacht om zich effectief op internet te bewegen.
Ze zoeken en vinden de juiste informatie over het bedrijf, het beleid, de ontwikkelingen en geven die informatie door. Ze zijn niet alleen geïnformeerd, maar ook betrokken, hebben bijvoorbeeld de missie mee bedacht. Ze maken handig gebruik van nieuwe media – ook om nieuw talent te werven, om klanten te binden, om service te verlenen. Er is een continue monitor die bijhoudt wat er rond je bedrijf op internet gebeurt en je weet waar de doelgroep zich mee bezig houdt.

Oefenen kan, nee: móet, intern. Dat kan via Yammer, een tool waarmee medewerkers in een besloten omgeving op een Facebook-achtige manier communiceren, maar een (afgeschermde) Facebookpagina of LinkedIngroep werkt ook. En het integreren van sociale functionaliteiten op je eigen Intranet is een optie, maar bedenk dat waar medewerkers thuis al aan gewend zijn, snel is geaccepteerd en meer wordt gebruikt (Intranetmonitor 2011).
De enige voorwaarde van interne-communicatie-nieuwe-stijl is dat medewerkers het zèlf doen. De communicatieprofessional treedt niet meer op als informatiefuik, maar als doorgeefluik.

Medewerkers als ambassadeur
Strak de touwtjes en de regie in handen houden – want stel je voor wat er allemaal mis kan gaan – is niet meer van deze tijd. Maar dat is niet eens het belangrijkste argument.
Het voornaamste punt is dat het bedrijf zich in de vingers snijdt als je je medewerkers niet inzet als ambassadeur. Een verhaal dat verteld wordt door een vertrouweling, wordt vele malen eerder geloofd en opgevolgd dan een gelikte reclame-uiting. Peer-to-peer, mond-tot-mond, dat wisten we toch al? En die vertrouweling is nou eenmaal eerder iemand die er niet voor betaald wordt om een juichend verhaal op te hangen. Marketing- en communicatiemensen worden (werden?), net als managers, toch vaak zo gezien.

Regie uit handen?
Maar dat is toch eng, de regie uit handen geven? Ja, dat is eng, als je geen visie hebt of die niet uitdraagt. En het is ook eng als je niet weet wat er gebeurt en niet geïnformeerd wordt.
Maar als je een gezamenlijk gedeelde visie hebt (ontwikkeld) en een systematiek waardoor je altijd kunt weten wat er speelt, dan weet je toch ook wat je moet doen om de boel de goede kant op te krijgen?
En daar kan de communicatieprofessional-nieuwe-stijl je dan ook weer bij helpen: zowel bij het aanleren van Twitter-vaardigheden, het ontwikkelen van een gedeelde visie, het insteken en aflezen van de thermometer als het organiseren van interventies om beweging te creëren.

Personeel nieuwe stijl
En wat betekent dit voor HR?

Als HR-professional ga je op zoek naar ambassadeurs. Je leidt ze op, coacht of werft ze: communicatieve medewerkers met sociale en digitale skills en vooral met organisatie- en omgevingssensitiviteit. Geen roddeltantes, maar helpers.
Vergis je overigens niet: het zijn niet per se piepkuikens! Er zijn heel wat oudere talenten op dit gebied: nieuwsgierig, met een actieve en positieve bijdrage, met kennis van de nieuwe middelen, die – door hun werk- en levenservaring- zin van onzin kunnen scheiden en weten wat kan en wat niet kan. Een mix van jong, ouder, vernieuwend en behoudend, ervaren en fris doet ook hier wonderen. Maar ze hebben allemaal het visitekaartjes-talent.

Referent voor kandidaten
Als je op Twitter naar ‘vacature’ zoekt en daar een zoekwoord aan toevoegt (functienaam, vakgebied), dan vliegen de tweets je om de oren. Je ziet een vacature ook minstens 20 x voorbijkomen. Talent werven doe je tegenwoordig met behulp van sociale media. Solliciteren soms ook, trouwens.
Maar daar blijft het niet bij. Op LinkedIn zoeken mensen in hun netwerk naar mensen die al werken bij het bedrijf waar ze willen solliciteren. Medewerkers treden op als referent, geven informatie over de functie en het bedrijf. En dan wordt er ook ‘zachte’ informatie gedeeld: over openheid, vertrouwen en sfeer.

Zachte landing voor jong talent
Is het nodig om te vergroenen, bedenk dan dat jonge medewerkers behoefte hebben aan het delen van informatie via sociale media. Het behoort tot hun standaarduitrusting, zo vergaren zij informatie en kennis. Iets wat ze al jaren doen, moet je ze niet willen verbieden.
Wil je jong talent binnenhalen, zorg dan voor een zachte landing. En benut dat talent dan ook: ze hebben het ambassadeurschap al in zich; ze zijn al gewend om deel uit te maken van een community.

Heb je de juiste medewerkers in huis, dan moet je ze zien te binden en behouden: als je ze boeit, is die kans groter.
Betrek ze, informeer ze, maak gebruik van hun kennis en ervaring. Via social media uiteraard. Oók als dat niet gelijk functiegerelateerd is. De scheidslijn werk-privé vervaagt, onder invloed van work-life-balance, Het Nieuwe Werken en meer fluïde organisatievormen. Benut het, wees van beide kanten zo flexibel mogelijk, maar stel medewerkers ook in staat hun grenzen te bewaken.

Samenwerking met Communicatie
Je hebt als HR-professional of recruiter baat bij een nauwe samenwerking met interne communicatie.
Andersom ook: beide vakgebieden zijn erop gericht om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen en ze daar te houden, te geven wat ze nodig hebben en eruit te halen wat erin zit. Zoek elkaar op, deel je informatie, leer van elkaar, benoem een gezamenlijk doel en zet je talenten in.

Aletha Steijns (@Asteijns op Twitter) is mede-eigenaar van Management voor Communicatie. Ze is gespecialiseerd in strategische interne communicatie, en blogt regelmatig op www.managementvoorcommunicatie.nl.

Zo’n vijf jaar geleden starten grote Amerikaanse bedrijven als General Motors, IBM, HP, Microsoft, Google met interne weblogs. Maar levert deze weblogs ook wat op?

Om hier achter te komen, hebben drie Amerikaanse wetenschappers 15 maanden lang intensief 2.396 blog-schrijvers en -lezers gevolgd van een internationaal IT adviesbedrijf.

Bloggen over werk en vrije tijd
In hun onderzoek maken de Amerikaanse wetenschappers onderscheid tussen weblogs die werknemers schrijven over hun werk en over hun vrije tijd.
Opvallend genoeg profiteren werkgevers het meest van interne bloggers als zij toestaan dat deze medewerkers niet alleen over hun werk schrijven, maar ook over wat hen daarbuiten bezighoudt.
Werknemers blijken graag te lezen wat hun collega’s in hun vrije tijd doen. Dat verstevigt de onderlinge band tussen medewerkers en maakt hen ook nieuwsgierig wat hun collega’s over hun werk te melden hebben.

Bedrijven die medewerkers verbieden om over hun hobbies te schrijven, merken dat het enthousiasme om over het werk te bloggen direct afneemt.

Online communicatie versterkt offline
Via weblogs weten medewerkers van elkaar van hen bezighoudt en maakt zichtbaar wie welke kennis heeft. Dat maakt de onderlinge communicatie soepeler en zorgt ervoor dat werknemers elkaar makkelijker weten te vinden en sneller samenwerken. “Online communicatie versterkt de offline communicatie”, is de conclusie van de wetenschappers.
Op langere termijn heeft dit een positieve invloed op de productiviteit van het bedrijf.

Bedrijven die optimaal willen profiteren van bloggende werknemers, moeten hen de mogelijkheid bieden om niet alleen over hun werk, maar ook over hun vrije tijd te schrijven.
Daarnaast is het belangrijk om de bijdragen van bloggers goed zichtbaar te maken. Hoe méér lezers bloggers hebben, hoe meer zij zich gestimuleerd voelen om interessante artikelen te schrijven.

Meer lezen
Meer over de resultaten van het onderzoek van Anindy Ghose (New York University’s Stern School of Business), Param Vir Singh en Yan Huang (Carnegie Mellon) is te lezen in de paper ‘A Structural Model of Employee Behavioral Dynamics in Enterprise Social Media‘.

Ook via Twitter kun je Personeelslog volgen: Twitter.com/Personeelslog.

Het intranet is voor de meeste organisaties nog steeds het belangrijkste middel voor interne communicatie. Dat blijkt uit de Intranet Monitor 2011.

Microbloggen
Maar interne sociale media winnen snel aan populariteit onder werknemers. Dat geldt in het bijzonder voor microblogging. Het gaat hierbij om Twitter-achtige diensten waarmee medewerkers via de PC of hun mobiele telefoon hun collega’s met korte updates informeren over de klussen waaraan zij werken.

Volgens het onderzoek onder ruim 400 Nederlandse organisaties is microbloggen in 2011 dé communicatiefunctie binnen bedrijven. Eén op de drie organisaties maakt hiervoor gebruik van online diensten zoals Yammer.
Het microbloggen is daarmee een populairdere communicatietool dan het forum of het weblog. Het conventionele ‘chatten’ – in 2009 nog op de eerste plaats van meest gebruikte interne persoonlijke communicatiemiddelen – wordt nog slechts in 10% van de gevallen genoemd.

Werknemers kiezen zelf
Het onderzoek toont aan dat werknemers steeds vaker zelf de communicatiekanalen inrichten die ze nodig hebben. Wat ze thuis als handige internet-tools ontdekken, willen ze ook op hun werk kunnen gebruiken. Dat varieert van netwerksites als Hyves en Facebook, van Wiki’s en Google docs om gezamenlijk aan documenten te werken, tot Twitter-achtige kanalen voor snelle communicatie.

Werknemers kunnen dergelijke kanalen of groepen snel zelf inrichten. Daar hebben ze geen IT-ers bij nodig. En de meeste functies zijn doorgaans nog gratis ook.

Vragen voor werkgevers
Toch stellen deze nieuwe communicatiekanalen werkgevers voor vragen, die niet altijd eenvoudig te beantwoorden zijn.
Hoe staat het met de beveiliging van de informatie die werknemers op deze manier uitwisselen? Leiden de nieuwe, informele communicatiekanalen tot uitholling van de bedrijfscommunicatie?
En: moeten en kunnen werkgevers al die nieuwe communicatiemogelijkheden zelf aanbieden? Bijvoorbeeld door deze te integreren in hun eigen intranet?

Ook via Twitter kun je Personeelslog volgen: Twitter.com/Personeelslog.

Atos Origin wil een “zero email”-bedrijf worden, heeft CEO Thierry Breton gisteren bekend gemaakt. Op deze manier wil het bedrijf een einde maken aan de digitale vervuiling, schrijft de website Emerce.

Teveel tijd
Volgens de voorman van Atos Origin verzenden we veel te veel email en zijn we er teveel tijd aan kwijt.
Managers zijn wel 5 tot 20 uur per week bezig met het lezen en beantwoorden van mail. Maar ondanks alle tijd die ze hiervoor gebruiken, bevredigt mail niet hun informatiebehoefte. Want naast het mailen besteden managers nog eens 25% van hun tijd aan het zoeken naar informatie.

Moderne tools
Atos Origin wil email vervangen door moderne tools die samenwerking vergemakkelijken: zoals interne sociale media (Twitter, Facebook, Wiki’s en/of speciale varianten hiervan voor interne communicatie), discussiefora, chat.
Deze tools zijn “meer persoonlijke, snellere en veel goedkopere middelen die het managen en delen van informatie beter ondersteunen”, aldus het bedrijf in een persbericht over zijn “zero mail”-ambitie.

Ook via Twitter kun je Personeelslog volgen: Twitter.com/Personeelslog.

Op de overzichtspagina HR in tijden van recessie lees je de meest interessante artikelen over zuinig P&O, inclusief besparingstips.

Mini-cursus
Ook de overzichtspagina HR moet opnieuw leren communiceren is geactualiseerd. Voor kandidaten en werknemers zijn chatten, hyven, bloggen en tegenwoordig ook twitteren niet bijzonder meer. In een mini-cursus krijg je een overzicht van de mogelijkheden (en de risico’s) die deze nieuwe vormen van communicatie hebben voor het HR-vak.

Ook via Twitter kun je Personeelslog volgen: Twitter.com/Personeelslog.

In een grootschalig Europees onderzoek spreken communicatieprofessionals zich uit over hun verwachtingen voor het komend jaar. Voor HR-mensen die vaak samenwerken met hun communicatie-collega’s, is het handig om te weten wat de ontwikkelingen in dit vakgebied zijn.

Als gevolg van de recessie wordt interne communicatie steeds belangrijker. Door reorganisaties goed te faciliteren, kunnen de communicatieprofessionals direct bijdragen aan het realiseren van het bedrijfsbeleid.

6 uitdagingen
De belangrijkste uitdagingen die de communicatieprofessionals zien voor de interne communicatie:
1. verbinden van de interne communicatie verbinden aan het organisatiebeleid (genoemd door 69% van de ondervraagden)
2. faciliteren van organisatieveranderingen en reorganisaties (66%)
3. tegengaan met de informatie overload (55%)
4. moderniseren van de communicatiemiddelen: beter gebruik maken van digitale mogelijkheden, zoals sociale media die ervoor zorgen dat ook medewerkers hun mening kwijt kunnen (34%)
5. herstellen van de geloofwaardigheid van het management bij de medewerkers (29%)
6. tegengaan van imago-schade als gevolg van online activiteiten van de medewerkers (28%).

To do-list communicatie
Om deze uitdagingen aan te kunnen, willen de communicatieprofessionals in de toekomst:
1. managers trainen zodat ze beter communiceren (74%)
2. authentieke boodschappen verspreiden in plaats van gladde management-praatjes (65%)
3. online communities gebruiken voor de interne dialoog (54%)
4. harde feiten scheiden van commentaar (39%)
5. tekst vervangen door video (37%)
6. het aantal informatiekanalen verminderen (28%).

Nu HR eindelijk de aandacht heeft van de communicatieprofessionals, hoe kunnen we ervoor zorgen dat hier ook iets van beklijft in betere tijden?

Ook via Twitter kun je Personeelslog volgen: Twitter.com/Personeelslog.

Nadat hij zijn overall weer had verwisseld voor zijn kostuum, ziet hij niet alleen de noodzaak om de communicatie binnen zijn bedrijf te vernieuwen. Ook de HR-afdeling moet anders gaan werken.

Stephen Martin is directeur van de Clugston Group, een bouwonderneming met meer dan 600 werknemers.
Eerlijk is eerlijk. Het was niet zijn idee om twee weken als bouwvakker aan de slag te gaan binnen zijn eigen bedrijf, maar van Channel 4. De Engelse TV-zender heeft een serie documentaires gemaakt onder de titel ‘Undercover Boss‘.

Pakken met stropdassen
Bij PersonnelToday vertelt Martin, die er door Channel 4 op uit was gestuurd, over zijn ervaringen. Zo kwam hij erachter dat zijn e-mailtjes aan medewerkers over ontwikkelingen in het bedrijf niet verder kwamen dan het kantoorpersoneel.

Ook ontdekte hij dat de HR-managers in hun pakken met stropdassen niet goed communiceren met de bouwvakkers in het bedrijf. “Het is de vraag hoe je op het niveau van onze bouwvakkers kunt communiceren. Zelfs met de beste wil van de wereld kan HR dat niet doen vanuit kantoor.”
Verder heeft Martin met eigen ogen kunnen zien hoe vergrijsd zijn personeelsbestand is en hoeveel expertise zijn bedrijf straks verliest door pensionering.

Naar bouwplaatsen
Op basis van zijn eigen werkervaring als bouwvakker wil Martin dat HR op een andere manier gaat werken. HR-medewerkers moeten voortaan veel vaker naar de bouwplaatsen om een relatie om te kunnen bouwen met de werknemers, van wie het merendeel nu eenmaal niet op kantoor werkt.

Jongeren googlen het zelf wel uit, waarbij ze zich nauwelijks bekommeren om de kwaliteit van de informatie die zij verzamelen. Informatie en meningen van vrienden zijn voor hen evenveel waard als die van leidinggevenden en experts.

De nieuwe generatie is gewend om veel informatie te delen, ook over het privé-leven. Voor managers en P&O-ers heeft dat voordelen.

HR kan meer weten
“HR-afdelingen kunnen meer te weten komen over werknemers; over hun gewoonten, voorkeuren, belangstelling, maar ook over hun donkere kanten. Dit maakt het makkelijker om talent te vinden en je kunt beter begrijpen wat er omgaat in de levens van werknemers”, aldus Urs Gasser onlangs tijdens de CSN-conferentie.
De nieuwe generatie laat zich makkelijk googlen, maar ter voorbereiding van een sollicitatie googlen jongeren zelf niet alleen het bedrijf, maar ook managers en recruiters met wie ze een sollicitatiegesprek hebben.

Gevoelige informatie
Dat jongeren gewend zijn makkelijk informatie te delen en dat ze nauwelijks onderscheid maken tussen hun werk en privé-leven, brengt ook gevaren voor werkgevers mee. Gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsinformatie komt makkelijk op straat te liggen. Onvrede over het werk wordt snel via internet gedeeld met alle nadelen vandien voor het imago van de werkgever.

Tools om werknemers te monitoren
Netwerksites op het werk afsluiten of loslippige werknemers ontslaan, is niet de oplossing. Volgens Gasser doen werkgevers er verstandig aan het gesprek aan te gaan met de jongeren, hen op te voeden. “Er zijn tools om te monitoren wat werknemers op internet zeggen. Die moet je niet gebruiken om hen te ontslaan, maar om te luisteren naar werknemers. Om te begrijpen wat er aan de hand is. Als je via internet merkt dat een medewerker het niet naar zijn zin heeft, moet je het er over hebben.”

Kwaliteit informatie geen issue
De nieuwe generatie verwerkt op een andere manier informatie dan oudere werknemers doorgaans doen. Ze googlen hun informatie bij elkaar. Ze wegen de informatie van hun vrienden en kennissen minstens even zwaar als die van leidinggevenden en experts. Jongeren maken geen onderscheid tussen de informatie van een degelijke krant als The New York Times en een willekeurig blog dat toevallig hoog scoort in de zoekresultaten van Google.

Over de manier waarop jongeren informatie verwerken, is Gasser bezorgd. Leidinggevenden moeten hier meer aandacht aan besteden en jongeren instructies geven over wat ze van hen verwachten. “De kwaliteit van informatie is geen issue voor digital natives. Hoe meer tekst een site heeft, hoe betrouwbaarder ze deze achten.”

Hogere productiviteit
Tegelijkertijd ziet hij dat jongeren online makkelijker samenwerken. “Mensen die normaal niet met elkaar praten, delen makkelijker informatie via tools als interne weblogs. De tools voor kennismanagement die we al een tijd hebben, worden dankzij de nieuwe generatie eindelijk gebruikt. Dat maakt een hogere productiviteit mogelijk.”

Samenwerken in communities
De nieuwe werknemers zijn ook goed in staat om online ‘communities‘ te bouwen en te onderhouden. Ze zijn hiervoor intrinsiek gemotiveerd. Ze doen deze activiteiten omdat ze hiervoor graag waardering krijgen van vrienden en kennissen.
Overigens vinden de nieuwe werknemers de regels en de normen van de community belangrijker dan de formele richtlijnen van de hiërarchische bedrijven waar ze werken. De werknemers maken zelf wel uit hoe ze in de community willen samenwerken.

Imago beschadiging
Bedrijven kunnen volop hun voordeel doen met de jonge community-builders. “Maar peer-collaboration is ook een wapen tegen werkgevers”, waarschuwt Gasser. “Communities blijken goed in staat om grootschalige, agressieve campagnes te voeren tegen bedrijven. De ervaring leert dat het vaak vroegere werknemers zijn die hiervan de aanstichters zijn. Daarom is het belangrijk dat werkgevers vroeg nagaan wie een probleem heeft met het bedrijf, wie zich oneerlijk behandeld voelt. Door hier tijdig iets aan te doen, kan de werkgever voorkomen dat zijn imago wordt beschadigd.”

Lees ook:
10 eigenschappen van nieuwe werknemers

Meer informatie?
Het boek ‘Born Digital’ dat Urs Gasser samen met John Palfrey schreef, is onderdeel van het Digital Natives-onderzoeksproject van de Harvard University. Over de nieuwe generatie en de manier waarop deze technologie gebruikt, valt veel interessants te lezen in het Digital Natives-weblog.

Tijdens de CSN-Conferentie die gisteren is gehouden, stond ‘The Social Company’ centraal. Urs Gasser (Harvard University), auteur van het boek ‘Born Digital’, was één van de belangrijkste sprekers.

Digital natives
Gasser maakt een onderscheid tussen ‘digital natives’, zoals hij de nieuwe generatie werknemers noemt, en de oudere generaties (‘digital immigrants’). Hij omschrijft de digital natives als de generatie die na 1980 is geboren en die om weet te gaan met de moderne communicatiemiddelen.

Tien eigenschappen
Om het verschil met oudere generaties te onderstrepen, formuleert Gasser tien eigenschappen waarin jongeren zich onderscheiden:

Deze eigenschappen, die volgens Gasser typisch voor jongeren gelden, hebben gevolgen voor de manier waarop nieuwe werknemers informatie delen, informatie verwerken en hoe zij samenwerken.
Daarover lees je meer in Nieuwe generatie niet onder de indruk van baas of experts.

Met het gebruik van deze nieuwe kanalen komt bedrijfscommunicatie steeds vaker onder ogen van mensen die niet voor jouw bedrijf werken.

Het valt niet meer bij te houden voor ICT-afdelingen. De laatste versie van de email-software, een goed werkend intranet in de lucht houden, is niet meer voldoende.

Jonge werknemers
Jonge werknemers willen de sociale netwerk- en andere handige sites waar ze thuis mee communiceren, ook op kantoor gebruiken. Waarom e-mailen als je ook een berichtje kunt krabbelen op Hyves? Of als je via MSN of Twitter snel je bedrijfscontacten snel bijpraten? Als je samen een stuk schrijft, waarom alsmaar een document heen en weer mailen als je ook via internet (bijvoorbeeld via Google Documents of via wiki’s) veel makkelijker kunt samenwerken?

En of we het leuk vinden of niet: niets houdt de werknemers tegen. Als het bedrijf niet zelf dit soort faciliteiten heeft, regelen ze het zelf via internet. Dat is snel geregeld en het kost niets. Zie ook de discussie hierover bij NRC Next.

Onwennig
Voor veel organisaties levert dit onwennige situaties op. Werknemers die op Hyves, in LinkedIn-groepen of bij weblogs met andere professionals bedrijfsproblemen bespreken.
Medewerkers die via de korte boodschappen van Twitter snel de laatste informatie uitwisselen. Zo kunnen zij zelfs via hun Blackberry of iPhone live verslag doen op Twitter van belangrijke interne bijeenkomsten. Zo is hun netwerk snel op de hoogte, maar misschien ook wel de klant of de concurrent.

Drie strategieën
Voor werkgevers zijn er ruwweg drie strategieën om hier bewust mee om te gaan:

Heeft jouw bedrijf hierover al nagedacht en een bewuste keuze gemaakt voor de manier waarop het bedrijf wil dat werknemers communiceren?

Lees ook:
HR moet opnieuw leren communiceren.

Voor kandidaten en werknemers zijn chatten, hyven, bloggen en tegenwoordig ook twitteren niet bijzonder meer. Ze verwachten dat ze op deze manieren ook contact kunnen leggen met werkgevers. Moeten HR-professionals opnieuw leren communiceren als ze de boot niet willen missen?
Wat betekenen de nieuwe mogelijkheden en de toegenomen transparantie voor het HR-vak? Voor recruitment, de reputatie van de werkgever en voor de communicatie van de medewerkers?

Een update van de ontwikkelingen met verwijzingen naar Personeelslog-artikelen als je meer wilt weten.

Van weblogs, YouTube, Hyves, LinkedIn, tot Twitter
Veel van de nieuwe internettoepassingen worden samengevat onder de noemer Web 2.0. De definities hiervan lopen uiteen. Een belangrijk kenmerk is dat het gaat om sites en toepassingen waarbij de gebruikers geen passieve lezers meer zijn, maar zelf actief zijn. Bijvoorbeeld door:
- informatie en opinies te publiceren via weblogs (o.a. laagdrempelig via Hyves, Live)
- samen met anderen informatie te publiceren, bewerken en verbeteren (wiki’s)
- foto’s (Flickr) en video’s (YouTube) met elkaar te delen
- favoriete internetpagina’s te delen (Del.icio.us, Digg, het Nederlandse Nujij)
- vriendschappen te onderhouden via sociale netwerksites (Facebook, maar in Nederland vooral Hyves)
- relaties te onderhouden met (oud) collega’s (LinkedIn)
- snel en kort (in maximaal 140 tekens) informatie te versturen, bijvoorbeeld over wat ze doen (Twitter).

Bruikbaar via computer of mobieltje
Voor deze toepassingen is nu vaak nog een computer nodig. Maar in een hoog tempo worden ze geschikt gemaakt voor de mobiele telefoon. Met voorop natuurlijk de hippe iPhone.
Omdat met het mobieltje ook de lokatie van de beller bekend is, zullen straks ongetwijfeld nieuwe toepassingen worden ontwikkeld die optimaal gebruik maken van deze informatie. Zo zijn er al recruiters die kandidaten en opdrachtgevers via internet laten weten waar ze nu op dit moment te vinden zijn.

Hoe dan ook: omdat mobiel internet steeds gewoner wordt, zullen kandidaten en werknemers vaker hun mobiele telefoon gebruiken voor allerlei andere vormen van communicatie dan het traditionele bellen. Daarmee halen ze snel hun managers in die het meestal nog met een Blackberry moeten doen. Daar lachen ze om. Je kunt er niet eens (makkelijk) een foto of een filmpje mee maken.

Glazen huis
Of mensen er nu een telefoon voor gebruiken of een computer, ook HR-professionals kunnen niet meer om de nieuwe toepassingen heen.

Want nog nooit waren de communicatiemogelijkheden zo laagdrempelig, nog nooit was informatie (en achterklap) – zonder de tussenkomst van een tussenpersoon – zo snel verspreid. Door de transparantie van internet leven we in een glazen huis. Dat heeft gevolgen voor werkgevers, maar ook voor werknemers die de scheiding tussen hun werk- en privé-leven zien vervagen.

Recruitment
Via via werving
Referral recruiting, de ‘via via’-werving, is makkelijker geworden. Via zijn profiel bij Hyves of LinkedIn kan een werknemer bijvoorbeeld eenvoudig zijn netwerk laten weten dat hij een nieuwe collega zoekt:

Netwerksites
Het is de gewoonste zaak van de wereld geworden om via netwerksites contact te onderhouden met vrienden, familie, studiegenoten en (oud)collega’s. De meest gebruikte netwerksites zijn Hyves en LinkedIn. Al dan niet tegen betaling, laten werkgevers specifieke groepen gebruikers van Hyves en LinkedIn weten dat ze vacatures hebben. En als recruiters een mooi CV zien bij LinkedIn, benaderen ze deze professional rechtstreeks:

Weblogs
Werkgevers negeren steeds vaker grote, algemene vacaturesites. Zij hebben gespecialiseerde weblogs en andere niche-sites ontdekt omdat ze daar contact kunnen leggen met professionals die (nog) niet actief op zoek zijn naar een andere baan:

Eigen recruitmentsites
De eigen recruitmentsite geeft tegenwoordig niet alleen een overzicht van de openstaande vacatures, maar maakt kandidaten – via weblogs en video’s van werknemers bijvoorbeeld – ook duidelijk in welke omgeving ze eventueel komen te werken. Deze sites worden steeds belangrijker omdat kandidaten de traditionele, grote vacaturebanken vaker overslaan. Ze speuren naar vacatures via een zoekopdracht bij Google:

Twitter
De korte boodschappen die via Twitter (of tegenwoordig ook in status-updates van LinkedIn en Facebook) worden verspreid, kunnen ook worden gebruikt om vacatures bekend te maken:

Checken van sollicitanten
Omdat steeds meer mensen profielen hebben op netwerksites, gebruiken recruiters deze sites steeds vaker om de achtergrond van sollicitanten te checken:

De reputatie van de werkgever
Oordelen op internet
Alles en iedereen geeft zijn mening op internet. Of deze nu goed gefundeerd is of alleen gebaseerd op een vage roddel, Google zorgt ervoor dat kandidaten en klanten deze tot in lengte van jaren makkelijk terug kunnen vinden:

Online activiteiten werknemers
En dan zijn natuurlijk ook nog werknemers die op Hyves helemaal los gaan en die daarbij soms vergeten dat ook klanten van hun werkgever hun profiel kunnen bekijken. Of medewerkers die via weblogs werken aan hun eigen professionele merk (“personal branding“) en daarbij niet alleen hun expertise, maar ook bedrijfsgeheimen delen:

Communicatie en samenwerken
De nieuwe communicatievormen bieden veel mogelijkheden. Jonge werknemers gebruiken vaak andere kanalen dan oudere. Werkgevers moeten eraan wennen dat werknemers hun eigen voorkeuren hebben voor de communicatiekanalen die ze willen gebruiken en zullen hen daarbij moeten faciliteren. Dat hoeft niet duur te zijn, want veel toepassingen zijn gratis te gebruiken via internet. Tegenover het voordeel dat bedrijven hiervoor geen eigen ICT-ers nodig hebben, staat het nadeel dat bedrijfsgevoelige informatie sneller op straat kan komen te liggen:

Dit artikel is een vervolg op de eerder gepubliceerde mini-cursus ‘Wat HRM-ers moeten weten van web 2.0′.

Geactualiseerd: 18 oktober 2009.

The New York Times signaleert deze Amerikaanse trend. ICT-bedrijven lopen hierin voorop.

Bedrijven worden steeds transparanter. Of ze dat nu willen of niet. Ze hebben vaak geen keus.

Want gespecialiseerde weblogs houden al het nieuws binnen de branche bij. En om niks te missen, schrikken ze er niet voor terug om over geruchten te schrijven. Twitter doet de rest. Razendsnel worden nieuwtjes, roddels en geruchten verspreid.

Vaag persbericht
Stil saneren en – als het niet anders kan – een vaag persbericht versturen, is er niet meer bij.

The New York Times noemt het voorbeeld van autofabrikant Tesla Motors.
Een weblog dat graag de industrieroddels als eerste meldt, had geschreven over een komende golf ontslagen bij Tesla Motors. Omdat ook de traditionele pers op het gerucht dook, had directeur Elon Musk geen andere keus dan de ontslagen via zijn veelgelezen weblog te publiceren. Sommige medewerkers wisten nog niet eens dat ze de volgende dag niet meer op het werk hoefden te komen.
“We moesten wel iets vertellen. We wilden hiermee voorkomen dat er artikelen zouden verschijnen met onjuistheden”, aldus Musk.

Pro-actief
Slecht nieuws valt niet meer stil te houden. Als het niet weblogs zijn of de berichtjes via Twitter, dan zijn het wel werknemers die via speciale sites de buitenwereld informeren over hun ervaringen met het bedrijf.

ICT- en high tech-bedrijven die intensief gevolgd worden door weblogs, zijn het meest open in hun communicatie. Ze kiezen ervoor om zo vroeg mogelijk zelf het pijnlijke nieuws naar buiten te brengen.
Volgens The New York Times is het slechts een kwestie van tijd voordat werkgevers in andere sectoren deze voorbeelden moeten volgen.

“Wat je vandaag de dag zegt binnen je bedrijf, lees je zo terug op een weblog”, citeert de krant een voormalige HR-manager van PepsiCo. “Als bedrijf heb je een keus. Of je bent pro-actief en trekt het initiatief naar je toe en vertelt wat er aan de hand is. Of je wacht tot een buitenstaander zijn verhaal schrijft over jouw bedrijf.”

Twee medewerkers van de reclameafdeling van Best Buy hebben een jaar geleden een community (“Blue Shirt Nation“) opgezet waar werknemers van Best Buy elkaar kunnen ontmoeten. Zonder steun en budget van het bedrijf hebben de medewerkers een succesvol online netwerk opgebouwd.

20.000 leden
“Het werkte, binnen een jaar waren er 20.000 geregistreerde leden”, aldus CSN Blog in een uitgebreide beschrijving van deze succesvolle case voor interne communicatie. “Er wordt veel kennis, best practices, frustraties, ambities en grappen uitgewisseld. De directie begon de omvang te bevatten en de potentie te begrijpen en is naar de community gaan luisteren. Of je nu caissière of general manager bent, iedereen geeft zijn/haar mening en heeft de macht om iets concreet te veranderen.”

Wie kent interessante Nederlandse voorbeelden?

Op dit moment hebben de miljoenen Nederlandse Hyvers weinig mogelijkheden om hun profiel af te schermen. Ze kunnen ervoor kiezen om hun pagina’s zichtbaar te maken voor iedereen of deze te beperken tot alle Hyvers of tot hun ‘vrienden’ op Hyves.

Beperkte privacy
In de praktijk blijkt dat deze beperkte vorm van privacy tot ingewikkelde situaties kan leiden. Wat moet een werknemer als een collega of erger nog een leidinggevende hem uitnodigt als ‘vriend’ via Hyves?
De uitnodiging niet accepteren, kan in het sociale verkeer onbedoeld gedoe geven. Wel accepteren, betekent dat de collega of leidinggevende toegang heeft tot alle informatie die de werknemer op Hyves heeft gezet.

Vandaar dat Hyves vanaf eind augustus zijn gebruikers meer mogelijkheden biedt om hun privacy te beschermen. Ze kunnen dan binnen hun Hyves-vrienden aparte groepen (bijvoorbeeld van collega’s, familieleden) aanmaken. Per groep kunnen ze bepalen of de vrienden in deze groep de foto’s mogen zien of zij de berichten en het blog mogen lezen enz.

Interne communicatie
Deze nieuwe ontwikkeling maakt Hyves interessanter voor de interne communicatie binnen bedrijven. Nu al maken werkgevers gebruik van Hyves om de communicatie met en tussen werknemers te faciliteren. Via een afgesloten Hyves-groep (een ‘hyve’) wisselen medewerkers informatie, foto’s en dergelijke uit. Maar sommige werknemers willen zich niet bij zo’n werk-hyve aansluiten, omdat zij bang zijn dat collega’s hun persoonlijke Hyves-pagina’s kunnen lezen.

Nu Hyves een betere afscherming van het privé-leven mogelijk maakt, vervalt voor veel werknemers een belangrijk bezwaar tegen het gebruik van Hyves voor de interne communicatie.
Al komen er ongetwijfeld nieuwe ongemakkelijke vragen van collega’s voor terug: Waarom mag ik jouw foto’s niet zien?

Melcrum heeft het gebruik van sociale media-toepassingen binnen bedrijven onderzocht. Onder sociale media worden online toepassingen bedoeld die mensen gebruiken om meningen, kennis en ervaringen te delen.
Voorbeelden hiervan: weblogs, Hyves (sociale netwerksite) Wikipedia (online encyclopedie waaraan iedereen kan meeschrijven), YouTube (verspreiden van videofilmpjes), Flickr (verspreiden van foto’s) en Second Life (virtuele 3D-wereld).

Video meest gebruikt
Het Melcrum-onderzoek beperkt zich tot grote bedrijven die wereldwijd zaken doen. Onder deze groep zijn de populairste sociale media voor de interne communicatie:
1. video (63% gebruikt al video, of zal dit binnen een jaar doen)
2. weblogs (55%)
3. RSS/webfeeds (51%)
4. podcasts (43%)
5. sociale netwerksites (41%).
Opvallend is dat bijna driekwart geen plannen heeft om een virtuele 3D-wereld (zoals Second Life) te gebruiken.

Grotere betrokkenheid
Redenen waarom de communicatieprofessionals geinteresseerd zijn in de nieuwe mogelijkheden:
1. betere mogelijkheden om medewerkers te betrekken bij de organisatie (71%)
2. betere interne samenwerking (59%)
3. dialoog op gang helpen tussen medewerkers en topmanagement (47%)

“De nieuwe generatie medewerkers verwachten dat ze hun mening kunnen geven en met collega’s online kunnen netwerken. Grote bedrijven bereiden zich hierop voor“, aldus Robin Crumpy van Melcrum in een toelichting.

Videowedstrijd
Een mooi voorbeeld is IBM. In zijn weblog Frankwatching beschrijft Frank Janssen hoe dit bedrijf via een videowedstrijd werknemers wist te betrekken bij het thema “Innovation is not possible with collaboration“. Veel van deze werknemersvideo’s zijn overigens terug te vinden via YouTube.
In ‘Web 2.0 dringt bedrijven binnen (2)‘ beschrijft Janssen aan de hand van onderzoek hoe bedrijven sociale media gebruiken in de interne communicatie. De voorbeelden die hij noemt, zijn vooral van grote, wereldwijd opererende bedrijven.

Wie kent voorbeelden uit Nederland?

Lees ook: Interne weblogs (2): slimme toepassingen voor HRM (Personeelslog)

Waarom is het belangrijk dat een werkgever een merk is op de arbeidsmarkt? “Net als bij gewone aankopen maken potentiële werknemers een shortlist van bedrijven in hun hoofd. Op basis van die shortlist gaat men zoeken. Als je niet al meteen bij die shortlist zit, val je dus op voorhand af”, aldus Van de Haterd.
Daarbij gaat het er niet om dat het bedrijf bij iedereen bekend is. Wel dat de kandidaten in wie de werkgever is geïnteresseerd, het bedrijf kennen. Zo kunnen kleine bedrijven die investeren in hun relaties met universiteiten en hogescholen, ervoor zorgen dat zij als interessante werkgever bekend komen te staan bij specifieke groepen studenten.
Niet alleen voor de werving van personeel is het merk-denken interessant, maar ook voor de interne communicatie. Van de Haterd: “Weten waar een bedrijf voor staat, waarom men doet wat men doet en aan de hand hiervan een cultuur neerzetten is voor heel veel werknemers van groot belang. Een bedrijf dat duidelijkheid heeft en dit ook uitdraagt (en dit consequent doet in alle facetten van de bedrijfsvoering) zal een veel grotere binding hebben met de werknemers en daarmee veel minder verloop.”

Hoe relevant het marketingverhaal van Van de Haterd ook is, voor veel organisaties is dit in de praktijk moeilijk te organiseren. Het belangrijkste obstakel is misschien nog wel dat deze aanpak vraagt om een langdurige investering in een consistente aanpak. Voor veel recruiters is dit minder interessant, omdat ze nu vacatures hebben die ze zo snel mogelijk opgevuld willen zien.
Een ander probleem is dat de organisatie duidelijke keuzes moet kunnen (durven) maken om zich als werkgever daadwerkelijk te onderscheiden. Als een heldere visie ontbreekt, kost het tijd en energie om deze te ontwikkelen en deze gedragen te krijgen in de hele organisatie.
Om een succesvolle aanpak van de grond te krijgen, is bovendien samenwerking nodig tussen management, de marketing-, communicatie- en de HR-professionals. Omdat elke groep zijn eigen prioriteiten heeft, is een actieve steun van het hoogste management nodig om te kunnen slagen.

Voor HR-professionals die binnen de organisatie coalities weten te smeden, is dit een kans om te laten zien hoe strategisch het vak kan zijn.

Zoals je ziet, kun je met weblogs en de onderliggende techniek eigenlijk veel meer dan je op het eerste gezicht denkt. Weblogs kunnen een belangrijke aanvulling zijn op bestaande communicatiemiddelen, maar zijn niet het wondermiddel voor alle kwalen.
Om te kunnen profiteren van de voordelen, is het belangrijk om ervaring op te doen. Liefst door gewoon kleinschalig te beginnen. Enkele vragen om vooraf over na te denken: is je organisatie toe aan een open tweerichtingsverkeer, zijn medewerkers gemotiveerd (te krijgen) om regelmatig in weblogs te publiceren?

Meer informatie:
The Corporate Blogging Book van Debbie Weil en haar weblog
Preparing for Intranet 2.0: how to integrate new communication technology into your intranet van Kathleen Gilroy (interessant, gratis pdf-bestand van een hoofdstuk in het boek Transforming your Intranet).

Intranet en e-mail zijn voor veel organisaties geaccepteerde middelen voor interne communicatie. Inmiddels kennen we er ook de nadelen van. Vaak weten we dat de informatie ergens moet zijn, maar we kunnen deze moeilijk vinden op de vele webpagina’s van ons intranet of tussen de honderden mailtjes in de overstroomde inbak van Outlook. Steeds meer bedrijven weten dat weblogs (voor een precieze definitie zie Wikipedia) dienst kunnen doen als een eenvoudige tool voor delen en bespreken van informatie.

Weblogs zijn allereerst laagdrempelig. Er is nauwelijks kennis van software nodig om een weblog te kunnen publiceren of een reactie daarop te kunnen plaatsen. Met een weblog kunnen tekst, beeld, geluid en video worden aangeboden.
De inrichting van een weblog is simpel. Bij websites is altijd één van de ingewikkelde vragen: hoe structureren we de informatie, hoe delen we deze in? Bij een weblog is dat veel eenvoudiger: de meest recente bijdrage staat bovenaan, het archief is chronologisch geordend.
De bijdragen zijn overigens op verschillende manieren makkelijk terug te vinden: bijvoorbeeld via de naam van de auteur, de datum, het thema of op specifieke zoekwoorden.

Weblogs maken tweerichtingsverkeer mogelijk. Op elke bijdrage kan worden gereageerd. Zo kan een enkel bericht aanleiding zijn voor een keten van reacties die de aanwezige kennis rondom een specifiek thema in het bedrijf (èn de experts op dat gebied) zichtbaar maakt. Sommige multinationals hebben inmiddels ervaren hoe op deze manier snel commentaar kan worden verzameld uit alle landen waar deze bedrijven zijn gevestigd.

Waar de meeste e-mails ongevraagd en in grote hoeveelheden binnenkomen (al die onderhoudsmededelingen van de ICT-helpdesk bijvoorbeeld die vaak niet relevant zijn voor alle medewerkers), kun je je eenvoudig abonneren op de nieuwe berichten van de weblogs die je de moeite waard vindt. Dat scheelt veel tijd. Meer informatie over de onderliggende RSS-techniek zie deze Wikipedia-pagina.

Weblogs hebben verschillende voordelen; met als belangrijkste eenvoud (zowel voor de publicist als voor de lezer). Maar wat kun je er allemaal mee?
Lees deel 2: Slimme toepassingen voor HRM.