Personeelslog

Afkicken van e-mail: cold turkey stoppen of gewoon minderen?

Steeds meer mensen zien e-mail als de grootste bedreiging van de productieve werker. Sommige mensen proberen van alles uit om het gebruik van e-mail te beperken. Anderen zijn radicaler. Zij stoppen van de ene op de andere dag met e-mail.

Steeds meer mensen zien e-mail als de grootste bedreiging van de productieve werker.
Sommige mensen proberen van alles uit om het gebruik van e-mail te beperken. Anderen zijn radicaler. Zij stoppen van de ene op de andere dag met e-mail.

 

Vooral uit de productiviteitshoek komt het verzet tegen e-mail.
Deze tegenstanders zien als grote nadelen van deze manier van communiceren:


  • de overvloed aan informatie

  • het tijdverlies dat gepaard gaat met het selecteren van enkele relevante mailtjes uit een overvolle inbox

  • de voortdurende afleiding die mail biedt.


Atos Origin
Om dit soort redenen heeft Atos Origin twee jaar geleden bekend gemaakt te willen stoppen met het interne mailverkeer. De IT-dienstverlener kreeg hiermee veel publiciteit. Maar of de voornemens inmiddels ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd?

Bijna vijf jaar leden stopte Luis Suares, gespecialiseerd in kennismanagement bij IBM, met e-mail. Thinking Outside the Inbox is dan ook de ondertitel van zijn interessante weblog. En wie hier niks van wil missen, kan zich abonneren op de updates. Via e-mail dat wel.

Hele stap
Maar ondanks de publiciteit die Atos Origin en Suares hebben gehad, is stoppen met e-mail nog steeds een hele stap. Lucien Engelen, directeur van het REshape & Innovation Centre van het Radboud-ziekenhuis, kan daarover meepraten. Hij heeft deze maand aangekondigd dat hij per 2 april niet meer te mailen is.
Zelfs na de installatie van een e-mailfilter vindt Engelen dagelijks zo'n 200 mails in zijn inbox. Hij heeft er genoeg van. Wie hem straks wil bereiken, kan dat doen via Twitter, Facebook, Google+ of Yammer.

Tijdvreters
De mededeling van Engelen heeft veel reacties opgeleverd. Sommige mensen vinden het idee interessant, maar de meesten vinden het vooral te radicaal. De tool e-mail is volgens hen niet het probleem, maar de manier waarop Engelen zijn werk, zijn communicatie organiseert.
Voor veel van hen zijn Facebook en Twitter juist tijdvreters, en zeker geen productieve alternatieven voor e-mail. "Je bent één van de meest actieve mensen op Twitter die ik ken", aldus een reactie. "Ik hoop dat je je weet te beperken met Twitter. Als je de helft minder Twittert, zou je jezelf en ons veel tijd besparen."

Effectiever samenwerken
Dat stoppen met e-mail wel kan, bewijst adviseur en trainer Kim Spinder, die e-mail twee jaar geleden uit haar leven bande. "Ik ben gestopt met e-mailen, omdat samenwerken veel effectiever, efficiënter en leuker kan. Bovendien wil ik graag waarde toevoegen en iets bijdragen aan de samenleving in plaats van de hele dag e-mails beantwoorden."

Afhankelijk van het project waaraan ze werkt, maakt Spinder gebruik van verschillende tools die e-mail vervangen: LinkedIn, Facebook, Twitter, de telefoon, WhatsApp, sms, en projectmanagementsoftware als Basecamp.
"Mailtjes over de schutting gooien, dubbel werk doen, miscommunicatie, meerdere versies van documenten, trage communicatielijnen en de grote hoeveelheid e-mails waar je je dagelijks doorheen moet worstelen. Ik doe er niet meer aan mee", zegt Spinder.

Stappenplan
In haar weblog geeft Kim Spinder een stappenplan om te stoppen met mail:


  • Afkicken, voordat je echt gaat stoppen: begin met een team of project waarbij je niet meer e-mailt

  • Maak nieuwe werkafspraken: spreek bij elk project goed af hoe je met elkaar communiceert en samenwerkt

  • Stel een ‘bewaker’ aan: laat iemand de afspraken bewaken, zodat je niet meerdere kanalen voor hetzelfde doel gebruikt

  • Het gaat niet om de tools, maar om een nieuwe mindset: de informatie is op de afgesproken plek te vinden. In plaats van een ‘brengplicht’ ontstaat er een ‘haalplicht’.


Of toevlucht tot techniek?
En wie echt niet wil of kan stoppen met e-mail, kan altijd nog zijn toevlucht zoeken tot de techniek. Er komt steeds meer software op de markt die het beter mogelijk maakt om mail te filteren.
Een opvallend voorbeeld hiervan is Inbox Pro, dat de Nederlandse ondernemer Boris Veldhuijzen van Zanten over enkele maanden op de markt brengt.
Op de website van Emerce wordt de nieuwe software uitgelegd. Waar het op neer komt, is dat alle mailverzenders in een wachtrij worden gezet.

Voorrang voor korte mails
"Wie Veldhuijzen van Zanten nu een mail stuurt, krijgt een reactie terug waarin staat hoeveel ongelezen mails er nog zijn. Vervolgens krijgt de verzender de mogelijkheid om zijn mail opnieuw te formuleren.
Korte mails krijgen voorrang, die worden binnen tien uur beantwoord. Lange mails blijven vier dagen liggen. Vragen die een uitgebreider antwoord vereisen, staan zes dagen in de wacht. De verzender krijgt ook een reactie als de mail uiteindelijk helemaal niet worden gelezen", aldus de uitleg in Emerce.
Veldhuizen van Zanten: "Je vraagt de gebruiker om te filteren, dat werkt erg goed, ik wil niets anders meer."

Wat doe jij om je e-mail binnen de perken te houden? Geloof je in cold turkey stoppen of weet je mail op een andere manier te minderen?