Personeelslog

Interne weblogs (1): de voordelen

"Heeft onze directeur vorig jaar niet een mailtje gestuurd over de stand van zaken rond de reorganisatie? Ik kan dit nergens vinden. Op intranet zie ik de informatie ook niet." Niet alleen de goede vindbaarheid, maar ook de simpele software die er voor nodig is, zorgen ervoor dat steeds meer bedrijven weblogs gebruiken in hun interne communicatie. Want wie een mail kan versturen, kan ook zelf een weblog publiceren. Het eerste deel van een tweeluik over interne weblogs. Intranet en e-mail zijn voor veel organisaties geaccepteerde middelen voor interne communicatie. Inmiddels kennen we er ook de nadelen van. Vaak weten we dat de informatie ergens moet zijn, maar we kunnen deze moeilijk vinden op de vele webpagina's van ons intranet of tussen de honderden mailtjes in de overstroomde inbak van Outlook. Steeds meer bedrijven weten dat weblogs (voor een precieze definitie zie Wikipedia) dienst kunnen doen als een eenvoudige tool voor delen en bespreken van informatie. Weblogs zijn allereerst laagdrempelig. Er is nauwelijks kennis van software nodig om een weblog te kunnen publiceren of een reactie daarop te kunnen plaatsen. Met een weblog kunnen tekst, beeld, geluid en video worden aangeboden. De inrichting van een weblog is simpel. Bij websites is altijd één van de ingewikkelde vragen: hoe structureren we de informatie, hoe delen we deze in? Bij een weblog is dat veel eenvoudiger: de meest recente bijdrage staat bovenaan, het archief is chronologisch geordend. De bijdragen zijn overigens op verschillende manieren makkelijk terug te vinden: bijvoorbeeld via de naam van de auteur, de datum, het thema of op specifieke zoekwoorden. Weblogs maken tweerichtingsverkeer mogelijk. Op elke bijdrage kan worden gereageerd. Zo kan een enkel bericht aanleiding zijn voor een keten van reacties die de aanwezige kennis rondom een specifiek thema in het bedrijf (èn de experts op dat gebied) zichtbaar maakt. Sommige multinationals hebben inmiddels ervaren hoe op deze manier snel commentaar kan worden verzameld uit alle landen waar deze bedrijven zijn gevestigd. Waar de meeste e-mails ongevraagd en in grote hoeveelheden binnenkomen (al die onderhoudsmededelingen van de ICT-helpdesk bijvoorbeeld die vaak niet relevant zijn voor alle medewerkers), kun je je eenvoudig abonneren op de nieuwe berichten van de weblogs die je de moeite waard vindt. Dat scheelt veel tijd. Meer informatie over de onderliggende RSS-techniek zie deze Wikipedia-pagina. Weblogs hebben verschillende voordelen; met als belangrijkste eenvoud (zowel voor de publicist als voor de lezer). Maar wat kun je er allemaal mee? Lees deel 2: Slimme toepassingen voor HRM.

Waar heb ik dat toch gelezen?"Heeft onze directeur vorig jaar niet een mailtje gestuurd over de stand van zaken rond de reorganisatie? Ik kan dit nergens vinden. Op intranet zie ik de informatie ook niet."
Niet alleen de goede vindbaarheid, maar ook de simpele software die er voor nodig is, zorgen ervoor dat steeds meer bedrijven weblogs gebruiken in hun interne communicatie. Want wie een mail kan versturen, kan ook zelf een weblog publiceren. Het eerste deel van een tweeluik over interne weblogs.

Intranet en e-mail zijn voor veel organisaties geaccepteerde middelen voor interne communicatie. Inmiddels kennen we er ook de nadelen van. Vaak weten we dat de informatie ergens moet zijn, maar we kunnen deze moeilijk vinden op de vele webpagina's van ons intranet of tussen de honderden mailtjes in de overstroomde inbak van Outlook. Steeds meer bedrijven weten dat weblogs (voor een precieze definitie zie Wikipedia) dienst kunnen doen als een eenvoudige tool voor delen en bespreken van informatie.

Weblogs zijn allereerst laagdrempelig. Er is nauwelijks kennis van software nodig om een weblog te kunnen publiceren of een reactie daarop te kunnen plaatsen. Met een weblog kunnen tekst, beeld, geluid en video worden aangeboden.
De inrichting van een weblog is simpel. Bij websites is altijd één van de ingewikkelde vragen: hoe structureren we de informatie, hoe delen we deze in? Bij een weblog is dat veel eenvoudiger: de meest recente bijdrage staat bovenaan, het archief is chronologisch geordend.
De bijdragen zijn overigens op verschillende manieren makkelijk terug te vinden: bijvoorbeeld via de naam van de auteur, de datum, het thema of op specifieke zoekwoorden.

Weblogs maken tweerichtingsverkeer mogelijk. Op elke bijdrage kan worden gereageerd. Zo kan een enkel bericht aanleiding zijn voor een keten van reacties die de aanwezige kennis rondom een specifiek thema in het bedrijf (èn de experts op dat gebied) zichtbaar maakt. Sommige multinationals hebben inmiddels ervaren hoe op deze manier snel commentaar kan worden verzameld uit alle landen waar deze bedrijven zijn gevestigd.

Waar de meeste e-mails ongevraagd en in grote hoeveelheden binnenkomen (al die onderhoudsmededelingen van de ICT-helpdesk bijvoorbeeld die vaak niet relevant zijn voor alle medewerkers), kun je je eenvoudig abonneren op de nieuwe berichten van de weblogs die je de moeite waard vindt. Dat scheelt veel tijd. Meer informatie over de onderliggende RSS-techniek zie deze Wikipedia-pagina.

Weblogs hebben verschillende voordelen; met als belangrijkste eenvoud (zowel voor de publicist als voor de lezer). Maar wat kun je er allemaal mee?
Lees deel 2: Slimme toepassingen voor HRM.